最近会計ソフトによる記帳指導に参加してきましたなどで書いていますように確定申告向けの記帳指導講習会に参加していますが、そこではブルーリターンAというWindowsベースの会計ソフトを使用します。
しかしその経験を踏まえた上で改めて考えてみると、私が本番で使おうと思っていますMFクラウド確定申告などのクラウド型の会計ソフトの優位性が見えてきましたので、今日はその点について書いてみます。
クラウド型 3つのメリット
使用環境・場所を選ばない
Windowsベースの会計ソフトの場合はOSが限定され、しかもインストールしたPCでしか使えません。
しかしクラウド型の場合はWindows以外のMacなどのOSもサポートされている場合が多いですし、ネットさえ繋がっていれば使用するマシンも限定されません。
極端な例としては、スマホやタブレットからでも情報を確認することができます(画面サイズの問題で本格的に使うのは難しいですが)。
バックアップが不要
記帳指導講習会を受けていてくどいくらい強調されるのは、「データはバックアップを取りましょう」ということです。
それだけ言われていても、受講者の中で年に数人はデータを失って一からやり直しになる人がいるらしいです。
その点、クラウド型であればデータはサーバー上に保存されます。サーバーはストレージの多重化やバックアップで保護されていますので、ユーザーがバックアップを意識する必要はありません。
もちろんそれでも100%確実とは言えませんが、会計ソフトという性格上、万一データ損失が起きた場合の被害は甚大なものとなりますので、かなり厳重に管理されているはずです。
最悪短期間のデータ損失はあったとしても、全データ消失というような事態になる可能性は非常に低いでしょう。
銀行口座・クレジットカード情報の自動取り込み
これは会計ソフトによりますが、クラウド型の場合は銀行口座やクレジットカードの利用情報を自動的に取り込んでくれるものが主流です。
これにより業務関係の入出金に現金を使わず、銀行口座やクレジットカードで取引していれば手入力の必要がほとんど無くなります。
やることは取り込まれた情報を確認して仕訳の指示をするだけです。また仕訳についてもソフトがだんだん学習していきますので、同じような仕訳については再度判断する必要がなくなっていきます。
私の場合、今年は銀行口座やクレジットカードを事業用と個人用に明確に分けていませんでしたので、仕訳項目が非常に多くなってしまいました。にもかかわらず無事に記帳を続けていられるのはこの自動取り込みのおかげです。
ではデメリットは?
メリットだけ書くのも何ですので、一応クラウド型のデメリットについても簡単に書いておきます。
オンラインでないと使えない
クラウド型という性質上、ネットにつながっていないマシンでは使えません。
しかし最近ネットに繋がっていないPCは稀ですし、通信量がそれほど多いわけでもありませんので、いざとなればスマホのテザリングなどで使うこともできるはずです。
レスポンスが少し遅い
これもクラウド型という性質上、OS上で単体で動く会計ソフトに比べるとレスポンスがやや遅い傾向があります(操作のたびに通信が発生するため)。
しかし最近はWebアプリでも見かけ上クライアントアプリと同じように動く仕組みもあったりしますし、上記の自動取り込みなどで省力化される面もありますので、トータルとしてそれほど大きなデメリットにはならないでしょう。
毎年コストがかかる
クラウド型の場合は会費制で使うのが一般的ですので、毎年コストがかかります。
しかし会計ソフトの場合は毎年の法改正などに対応する必要がありますので、クライアント型のソフトであっても何年も古いバージョンのまま使い続けることは困難なはずです。
従って、コスト的にも大きな差にはならないと思われます。
というわけで、私としてはこれから会計ソフトを使うならクラウド型をお勧めします。私が現在使っていますのはこちらのMFクラウド確定申告です。