私の使っていますGoogleメインアカウントのデータ容量がいよいよ逼迫してきましたので、Gmailの古いメールを処分して容量を空けることにしました。
Googleのデータ容量逼迫
現在のGoogleメインアカウントの保存容量の状況がこちら。
Googleの無料アカウントのデータ容量は通常15GBですが、うちの場合は何かのイベントで容量が拡張されて17GBまで使えるようになっています。
しかし長年使っているうちに17GB中の14.66GBを使ってしまっており、使用率は86%に達しています。
上の画像を見てもわかりますように、そのうちの大部分はGmailのデータです。試しに一番古いメールを探してみると、2011年あたりから貯まっていました。
さすがに10年以上もメールを基本的には削除せずにアーカイブに貯め続ければ、そりゃ容量も増えますわな。
このまま貯め続けるとそのうちにメールを受けられなくなりそうですので、そろそろ古いメールの処分に着手することにしました。
とはいえGmail内のメール総数は実に36万通にも及んでいますので、手動で１つ１つ消していてはらちがあきません。
かといってメールの日付だけで絞り込んで一気に何十万通も削除するのも、誤って必要なメールを消してしまいそうでちょっと怖いです。
Gmailの古いメールの削除手順
そこで試行錯誤の結果、以下のような手順でメールを逐次削除していくことにしました。
削除候補の絞り込み
以下のような検索演算子を使い、削除候補のメールを絞り込みます。
has:nouserlabels -is:starred before:2018-01-01 "キーワード"
うちの場合、重要な保存すべきメールには”保存”というラベルやスターを付けていますので、まずラベル無し(has:nouserlabels)、かつスター無し(-is:starred)という条件を付けます。
あととりあえず直近4年分のメールはそのまま保存することにしましたので、2017年以前(before:2018-01-01)で絞り込みます。
さらに適当なキーワード(サービス名、会社名など)を付けて対象を絞ります。期間だけで一気に削除するならこれはいらないのですが、キーワードで絞り込んで対象を確認しながら消していくことにしました。
実際の削除処理
次に実際にメールの削除を行います。
Web版のGmailで上記の絞り込み条件を実行し、出てきたメールのリストをチェックして削除して問題ないことをざっと確認します。
リストの左上のチェックボックスをチェックしてすべてを選択します。ただしこれだけでは1ページ目に表示されています50件しか選択されません。
そこでチェックボックスの下の行に表示される「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択」のリンクを押すと、「この検索結果のすべてのスレッドが選択されています。」と表示されて検索結果が全て選択されます。
この後ツールバーの削除ボタン(ゴミ箱アイコン)を押すと、すべてのメールがゴミ箱に送られます。
以下、ここまでの絞り込みと削除の処理を必要な回数だけ繰り返します。
ゴミ箱内メールのチェック
必要な絞り込みと削除処理を行った後に、念のため以下の検索演算子でゴミ箱内のメールをチェックします。
in:trash (is:starred OR has:userlabels)
条件はゴミ箱の中のスター付き、あるいはラベル付きのメールを検索するというものです。
上記の削除処理はスレッド単位で行われますので、どうもスレッドに巻き込まれてスター付きやラベル付きのメールが削除されてしまう場合があるようなのですよね。
この処理でゴミ箱内にあるスター付きやラベル付きのメールをチェックし、必要があれば復元して救出します。
以上が現状編み出したGmailの古いメール削除の手順です。なおゴミ箱に行ったメールは30日後に削除されますので、これらの操作を行ってもすぐには容量は空きません。
一応この30日間は万一の想定外の事態を検知するための猶予期間と捉えて、自然に消えるのを待つことにします。
上記のように半手動処理ですので一気にメールの数は減りませんが、まあ10年に一度くらいの大掃除ですので、数カ月くらいかけてぼちぼちやっていこうと思います。